أكاديمية التدريب الاحترافي - نظم معلومات الموارد البشرية

إن وظيفة مصادر القوى البشرية في المنظمة مسئولة عن تخطيط وإستقطاب وتطوير وتحليل وتوصيف الوظائف والمحافظة على قوة العمل في المنظمة، كما أن نظم معلومات القوى البشرية تدعم نشاطات إختيار الموظفين الأكفاء والمحافظة على الموظفين الحاليين وإدامة سجلاتهم، وإدارة برامج التطوير والتأهيل والتدريب والتحفيز.

ففي المستوى الإستراتيجي فإن نظم القوى البشرية تحدد متطلبات التوظيف من مهارات ومستوى تعليمي ونوع الشاغر وعدد الشواغر والتكاليف لمقابلة الإحتياجات في خطط المنظمة طويلة الأجل من قوة العمل، وفي المستوى التكتيكي تساعد نظم معلومات الموارد البشرية المدراء في إستطلاع وتحليل المتطلبات المستقبلية للوظائف والموظفين وإختيار التوزيع التوظيفي والتنقلات والمكافآت والتعويضات، وفي المستوى الفني تدعم نظم معلومات الموارد البشرية تحليل النشاطات المرتبطة بتصميم الوظائف، والتدريب والتوصيف والتطوير وإصدار التقارير الخاصة بالموظفين، وفي المستوى التشغيلي تقوم نظم معلومات الموارد البشرية بتوثيق جميع بيانات الموظفين في المنظمة وحفظ سجلاتهم وتفصيلاتهم وتحديثها بإستمرار.

ª تعريف نظم معلومات الموارد البشرية

عبارة عن النظام المصمم تكنولوجيا لدعم ومساندة الإدارة في إدارة الموارد البشرية في المنظمة كإدارة نشاطات الإستقطاب وتوصيف الوظائف والتدريب والتطوير والتحفيز وتقويم الأداء والمحافظة عليهم وتحديث بياناتهم بإستمرار في كافة المستويات الإدارية من خلال الدعم في تخطيط القوى البشرية للمستوى الإستراتيجي ودعم قرارات المدراء في تحليل تكاليف العقود للمستوى التكتيكي وإصدار تقارير الأفراد وتحليل الموقع والتنقل للمستوى الفني وتوثيق وحفظ وترتيب بيانات الموظفين للمستوى التشغيلي والمساندة في إنجاز كافة عمليات الأفراد في المنظمة.

ª تطبيقات نظم معلومات الموارد البشرية

حيث نسرد بعض الأمثلة لتلك التطبيقات، حيث نجد في المستوى الإستراتيجي يدعم نظام التخطيط طويل الأجل لإحتياجات المنظمة المستقبلية من قوة العمل وفي المستوى التكتيكي يدعم نظام تحليل عدالة الأجور للموظفين الذي يراقب مدى توزيع قوة العمل والفوائد وسلم الرواتب أما في المستوى الفني فنظام المسار والوظيفي يصمم خطط للمسار الوظيفي للعمال، وفي المستوى التشغيلي فإن نظام التطوير والتدريب يتتبع تدريب العمال وتطوير مهاراتهم وتقويم أدائهم وحفظ وإدامة سجلاتهم.

ª مصادر معلومات نظم معلومات الموارد البشرية

· المصادر الداخلية:-

وهي المعلومات التي يستقيها النظام من مصادر من داخل المنظمة المخزنة في قواعد بيانات المنظمة والمتعلقة بسجلات خدمة الموظفين وما تحتويه من تفصيلاتهم ووصف الوظائف وسياسات الإستقطاب والإختيار والتعيين والتدريب والتطوير والتحفيز والمحافظة، ويمكن أن يحصل النظام على هذه البيانات من قاعدة بيانات المنظمة والمرتبطة مع نظم دعم الإدارة العليا ونظم دعم القرارات للموارد البشرية ونظم التقارير الإدارية وغيرها من نظم الموارد البشرية في المنظمة.

· المصادر الخارجية:-

وهي المعلومات التي يستقيها النظام من مصادر من خارج المنظمة مثل معلومات المنافسين والأحوال العمالية ومعلومات النقابات والهيئات العمالية والأوضاع الإقتصادية والمؤشرات العالمية وأسعار الفائدة وغيرها من المعلومات المتاحة من خارج المنظمة.

ª عناصر نظم معلومات الموارد البشرية

§ المدخلات:-

وهي عبارة عن معلومات الموارد البشرية المدخلة إلى النظام والمتعلقة ببيانات الأهداف والسياسات والإستراتيجيات الخاصة بتخطيط الموارد البشرية، وبيانات الإستقطاب والإختيار والتعيين والتدريب والتطوير والإدامة وبيانات التحفيز والمكافآت والتعويضات والتأمينات وجميع تفصيلات الموظفين وسجلاتهم وتقاريرهم.

§ العمليات:-

وهي الإجراءات التي يعالج من خلالها النظام البيانات المدخلة لتحويلها إلى مخرجات مثل إجراءات التسجيل والتبويب والتنظيم والتصنيف والترتيب والتحليل والهيكلة والتنبؤ وتدقيق ومراجعة وتحديث سجلات الموظفين وعرضها بأشكال تخدم المستفيدين.

§ المخرجات:-

وهي نتائج المعالجة وأشكال المعلومات المختلفة التي تنتج عن عمليات النظام كالمخططات والرسومات وقوائم المعلومات وتقارير الموظفين والجداول واللوائح.

§ التغذية العكسية:-

وهي المعلومات التي يحصل عليها النظام من المستخدمين بعد تطبيق النظام، والتي تظهر مدى كفاءة ونجاح النظام في تحقيق أهدافه، وتبين نقاط القوة والضعف فيه، ومدى حاجاته للتطوير والتعديل.

ª فوائد نظم معلومات الموارد البشرية

1) مساندة وتحضير وتخطيط الموارد البشرية
2) إعداد التنبؤات بإحتياجات المنظمة من الموارد البشرية
3) المساعدة في إعداد وصف كامل لجميع الوظائف
4) تنظيم شؤون العاملين من العقود والتعيين والترفيع والنقل
5) دعم إدارة الإستقطاب والإختيار والتعيين
6) دعم برامج التدريب التطوير والتقويم
7) دعم برامج توزيع الأجور والمكافآت والتعويضات
8) تقديم تقارير مفصلة عن الموظفين وتحديثها بإستمرار
9) توثيق تفصيلات الموظفين وإدامة سجلاتهم