أكاديمية التدريب الاحترافي - الفرق بين وظيفة السيكرتير والسيكرتيرالتنفيذي ومدير المكتب

مهام السكرتير Secretary

1- تنظيم العمل بالمكتب
2- تحديد اوقات المقابلات مع المدير وفقا لجدول الاعمال
3- تنظيم الملفات والمستندات المتعلقة بعمل الادارة
4- استقبال جميع الرسائل والفاكسات والمكالمات وعرضها على المدير فى الاوقات المناسبة
5- حضور الاجتماعات لعرض جدول الاعمال وتدوين الملاحظات والنتائج
6- متابعة تنفيذ القرارات الادارية عن طريق التواصل مع كل الاقسام الاخرى
7- رفع التقارير الدورية عن الحالة العامة للعمل والعاملين
8- الحرص على متابعة العاملين الجدد للوقوف على مدى فاعليتهم وتفاعلهم مع العمل
9- عرض المقترحات المقدمة من قبل موظفى الشركة الى المدير وكذلك الشكاوى

مهام السكرتير التنفيذي Executive Secretary

1- تحضير المراسلات والتقارير.
2- تحضير مواد العروض التقديمية.
3- تأمين الترتيبات اللازمة لرحلات المدير العام.
4- تأمين النزل والسكن والزيارات لزوار الشركة الخارجيين.
5- متابعة أجندة Calendar المدير العام.
6- إعداد تقرير المصاريف للمدير العام، والقيام بأمور إغلاق سلفة المصاريف.
7- تنظيم الاجتماعات واللقاءات، ومستلزماتها.
8- استقبال الزوار والعملاء.
9- أداء المهام المكتبية العامة، من نسخ وتصوير وفاكس وبريد وأرشفة ملفات.
10- إعداد نظام أرشفة ورقي والكتروني.
11- التعاقد مع شركات الشحن الدولي كالـ DHL والـ Fedex.
12- الحصول على عروض أسعار لأثاث المكتب واحتياجاته

مهام مدير المكتب Office Manager

1- ترتيب رحلات العمل، الاجتماعات، والمواعيد.
2- تفويض الأعمال
3- تأمين القرطاسية والمستلزمات المكتبية.
4- التعامل مع البريد، والبريد الالكتروني.
5- إعداد التقارير
6- الإشراف على الطاقم الإداري والسكرتاريا، ومراقبة حجم ضغط العمل ومعدل العمل.
7- صلة الوصل بين أعضاء فريق الإدارة العليا.
8- الاحتفاظ بسجلات الذاتية.
9- تنظيم عملية جلب موظفين جدد.
10- ترأس بعض الاجتماعات.
11- إعداد ومراقبة موازنة المكتب التقديرية.
12- التعامل مع الشكاوى الوردة من الخارج.
13- القيام بإدارة نظام الرواتب –أحيانا- في المنظمات غير الكبيرة.
14- مناقشة المشكلات العامة مع الطاقم الإداري.
15- مراجعة أداء المكتب بشكل عام مع الإدارة.
16- تأمين الأثاث المكتبي اللازم.
17- تنظيم احتياجات السلامة، والمستلزمات الصحية، وتفحصها بشكل دوري.
18- مراجعة وتحديث سياسات السلامة المهنية الموضوعة.