بغض النظر عمن تكون وما تقوم به، تشكل اﻻجتماعات جزءًا من حياتك سواء ًا العملية أو اﻻجتماعية، وإن هذه اﻻجتماعات مكلفة من جميع النواحي، حتى لو عقدت في غرفة اﻻجتماعات الخاصة بالشركة، فلضمان نجاح وإنتاجية اﻻجتماعات وأحقيتها بالمصاريف المترتبة عليها، يجب أن تتحقق ثﻼثة شروط:- انتهاء النقاش بانتهاء اﻻجتماع أي سماع جميع اﻵراء واﻷفكار.- وجود مدير أو رئيس لﻼجتماع ذو شخصية قوية ومحترمة.- وأخيراً الحساب الدقيق لزمن هذا اﻻجتماع، يقال أنه إذا كان حساب زمن اﻻجتماع ليس بالدقة الكافية، فلن يحقق هذا اﻻجتماع النتيجة المرجوة منه.إذا لم يستطع اﻷشخاص الموافقة أو حتى تذكر ما جرى في اﻻجتماع، فكيف سيعملون بشكل فعَال لتحقيق أهداف هذا اﻻجتماع؟ سيساعد هذا الموضوع منظمى اﻻجتماعات و المدراء الذين من الواجب عليهم تنظيم اﻻجتماعات مع موظفيهم، و أصحاب الشركات و المؤسسات، وكذلك الموظف العادى الذى يسند إليه القيام بتنظيم إجتماع ما، في فهم دورهم والتقنيات الﻼزمة لﻼستفادة من كل دقائق اﻻجتماع ليتضمن جميع المعلومات الهامة واﻷساسية.
دور منظم اﻻجتماعان دور منظم اﻻجتماع هو اساس اﻻجتماعات.
وان كان المنظم يدرك مدى أهمية ما يفعل والهدف الذي يريد ان يصل اليه وذلك بوضعها لجدول يصمم فيه اﻻجتماع من سيحضره؟ الى ماذا يريد الوصول؟ كيفية تاثيره في الموظفين؟ طريقة القائه يجب أن تكون واضحة وبسيطة واذا كان اﻻجتماع يخص موظفون اجانب عن الشركة فﻼ بد له اﻻستعانة بمنظمي اﻹجتماعات ليهتموا بضيوف الشركة فى اﻻجتماع، ﻻن اﻻهتمام بهم يمكن ان يساعد في الوصول اليهم عن طريق اللطف والسخاء وحسن اﻻستقبال. فهذا هو واجب منظم اﻻجتماع، ولتحقيق أهدافه يجب ان يتمتع بمهارات تجعله قائد اﻻجتماع وناجحا فيه. فﻼبد من التركيز على النقاط اﻻساسية وعدم الدخول في التفاصيل اﻻ عند الضرورة كي ﻻ يشعر اﻻخرين بالملل، ويجب اﻻستعنانه دائما برسومات توضيحية، فتكنولوجا اليوم تسمح بذلك.ويجب اﻻستماع لنقد اﻻخرين بابتسامة عريضة، فاﻻختﻼف في الرأي شيء وارد ويجب دائما على الشخص تعزيز ثقته بنفسه، وذلك عن طريق اقناع المختلفين معه بطريقة وجيهة وودية، ويجب على منظم اﻻجتماع تسجيل كل اقتراحات الحاضرين واعاطائهم الفرصة وتشجيعهم على اﻻقتراح والمحاول فى ارضاء الجميع وارضاء نفسه بخلط اﻻفكارووجهات النظر بطريقة ذكية وفعالة.إن السرعة في اﻻلقاء يمكن ان تجعل اﻻخرين ينبهرون لكن يجب ان يشرح منظم اﻻجتماع كل اهدافه من اﻻجتماع بطريقة واضحة دون ان نسيان شيئا، ويجب أن يكون قائدا صارما.اخيرا لكي يصل منظم اﻻجتماع الى كل اهدافه يجب أن يكون دبلوماسيا ووديا اكتر. وواثقا من نفسه وادائه دائما، وان كان مترددا من مواجهة اﻻخرين يجب ان يحاول تعزيز الثقة بنفسه فﻼ احد سيساعده في اكتساب تلك المهارة سوى نفسه.