إذا كنت مدير شركة أو كنت شخصاً مسؤولاً عن إدارة استثمار فإنك قد ترغب من وقت لآخر بالاجتماع بالعاملين لديك أو تحت إدارتك، بل إنه من الضروري أن تجتمع بهم من وقت لآخر وبشكل دوري ما لم تكن هناك حاجة لعقد اجتماع استثنائي لمناقشة موضوع ما طارئ، أو لنقل معلومة مهمة لهم لها تأثير على مسار العمل ونتائجه، وبإعتبارك شخص مسؤول فإنه ستقع على عاقتك مسؤولية إدارة دفة الاجتماع وبالتالي فمن الواجب معرفتك لبعض أسس إدارة الاجتماعات البسيطة والتي تجعل هذا الاجتماع إجتماعاً مجدياً وخلال فترة أقل من تلك التي قد تستنفد فيما لو أنك لم تقم بإعداد نفسك لهذا النوع من الإدارة.
يقول عماد يونس، أستاذ إدارة الأعمال: إنك قد تحتاج للتسلح ببعض الأمور والنقاط التي قد تبدو عند ذكرها بسيطة، ولكنها بالمجمل مهمة جدّاً ولها أكبر الأثر على سير الاجتماعات:
قُم دوماً بالتحضير لاجتماعاتك، واعمل على الالتزام بما قمت بإعداده وتحضيره، من الواجب عليك قبل كل شيء وقبل أن تطلب فريقك لأي اجتماع أن تقوم بالإعداد المسبق لهذا الاجتماع من خلال إعداد جدول الأعمال الخاص به. وجدول الأعمال هو ببساطة ورقة يتم تجهيزها قبل الاجتماع وفيها سرد للنقاط التي سيتم مناقشتها بالاجتماع بالترتيب حسب الأولوية أو الأهمية، وبالإمكان أيضاً أن يتم تحديد الوقت المتوقع لكل نقطة وذلك في محاولة لضبط الاجتماع وعدم خروجه عن وقته المحدد.
قُم بتوزيع نسخ من هذا الجدول على الحاضرين قبل بداية الاجتماع وأوحي لهم بطريقة ما بضرورة الالتزام بما هو مذكور بجدول الأعمال، حتى تقلل من حجم الوقت المهدور في حال قام أي شخص بفتح موضوع ما للمناقشة.
إبدأ اجتماعك بالترحيب بالحاضرين بطريقة دبلوماسية وعملية في نفس الوقت، واسرد على الفور النتائج المتوقع الخروج بها من هذا الاجتماع، وحاول أن يكون كلامك مختصراً قدر الإمكان وشاملاً ومفهوماً لدى كل الحاضرين.
عليك أن تتذكر دوماً أنك أنت من يجب عليه الإمساك بدفة الأمور في هذا الاجتماع، بحيث أنك من تقرر متى تبدأ النقاشات ومتى تنتهي، وما المواضيع التي يجب أن تناقش، وحاول دوماً أن تجعل الاجتماع يسير إلى الخطة المرسومة له، وإنهاء أي نقاشات جانبية أو غير ضرورية وخارجة عن جدول أعمال الاجتماع الذي تم وضعه مسبقاً.
اجعل المجتمعين يجدون حلولاً للأسئلة المطروحة، وحاول أن تجعلهم يصغوا لبعضهم البعض ويستفيدوا من أفكار غيرهم، وأوحي لهم حتى لو لم يكن هذا صحيحاً بأنهم هم المسؤولون عن حل هذه المشاكل المطروحة، أو تنفيذ ما هو في جدول الأعمال، وذلك لإضافة نوع من الجدية على الاجتماعات، ولا تأخذ آراءهم باستخفاف حتى ولو كانت بسيطة أو غير موضوعية.
تمتع بمهارة الاستماع كما تتمتع بمهارة الكلام. واحرص على أن يشعر من يتحدث بأنك تصغى له، فلا تنشغل بشيء آخر أثناء كلامه بل أشعر بأنك تستمع له وتهتم بكلامه، فهذا يعتبر حافزاً أكبر للعمل ومشجعاً على الأفكار الجديدة والحلول المطلوبة.
احرص على الالتزام بسير جدول الأعمال، وحاول عدم الانحراف عنه، وذكر الحاضرين به كلما تطلب الأمر ذلك، وأعطي الفرصة بالكلام لكن من يرغب في ذلك مع العمل بكل لباقة على محاولة عدم السماح له بالإطالة غير المجدية، وحاول تلخيص فكرته بصوت مرتفع فور انتهائه من الكلام لتتأكد من أنك والحاضرين قد وضعتم يدكم على ما يعنيه.
في الاجتماعات الطويلة لابدّ من إعطائك فترات استراحة تصل لعشر دقائق كل 90 دقيقة، على يقين مطلق بأنّ الوقت الذي تعتقد أنك توفر في حال عدم إعطائك للاستراحة سيضيع أضعافه بسبب الإرهاق وعدم التركيز. وبالتالي فإن إعطاءك للاستراحة هو نوع من توفير الوقت لا إضاعته، وبعد العودة منها لا مانع من إعطاء تلخيص سريع جدّاً وبدون تفاصيل لنتائج ما قبل الاستراحة، وللنقاط التي توقفتم عندها من أجلها.
إبدأ العمل فور بداية الاجتماع، وقلل قدر الإمكان المحادثات الابتدائية التي تهدف بالعادة إلى كسر الجليد بين المجتمعين، ولا تعقد أي اجتماع لا تجدينه ضرورياً، بل قم بإلغاء هذا الاجتماع في حال كان مقرر له من قبل أو أنه يعقد بشكل دوري حتى يشعر الجميع بأهمية هذه الاجتماعات وبأنها ليست اجتماعات دورية ليس منها جدوى أو فائدة ترجى.