العمليات الإدارية خلال بناء فريق العمل

[أم غلا]

هناك بعض العمليات التي تتم قبل وأثناء تكوين فريق العمل وخلال بناء الفريق، ومن هذه العمليات ما يلي:
1. الاختيار: المواد البشرية هو الجزء الأكثر في نجاح أي منظمة، إذ يمثل الإنسان الرأسمال الحقيقي، والأشخاص الجيدون يساعدون على ضمان تحقيق الإنتاج والأرباح والنمو والاستمرارية. وببساطة لا يستطيع أي قائد أو مسئول مهما كانت كفاءته الاستمرار بدون أشخاص مؤهلين. وعلى القائد الفريق أن يراعي العناصر التالية عند الاختيار:
*أ. تحليل متطلبات المهمة.
*ب. التأكد من مؤهلات الفرد 'علمه تجربته، مواقفه، سلوكياته.
*ج. استعداد الفرد للعمل تحت شروط الفريق.
*د. استيعاب الفرد لمتطلبات العمل والموافقة على مقاييس الأداء.
*ه. التعامل مع الحقائق المجردة عن الأفراد وليس مع الأحكام المسبقة.
*و. التأكد من أن الأفراد قد مروا ببرامج تدريب وتأهيل.
2. التخطيط: أي فريق عمل يتم تكوينه لإنجاز مهمة ما أو مجموعة مهام، يحتاج إلى معرفة سبب تكوينه وماذا عليه أن ينجز، ومن يشاركه المهمة، فالأعضاء يتوقعون من قائد الفريق أن يحدد الهدف والاتجاه الذي سيأخذكم إليه. وهذا لا يتحقق إلا بالتخطيط الفعال. ومن قدرات قائد الفريق الجيد أن يكون قادرًا على رؤية مستقبلية أفضل للمنظمة وبالتالي أقدر على تحديد الموارد المتاحة لتحقيق النتائج. وتعتبر عملية التخطيط الإستراتيجية إحدى أهم أساسيات نجاح فريق العمل نظراً لكونه يعطي الفريق تصوراً واضحاً ودقيقاً لمساره المستقبلي لذلك لابد أن يكون لفريق العمل خطة إستراتيجية تشتمل على الآتي:
*أ. وضع رؤية ورسالة لفريق العمل وإرساء قيم يعمل الفريق في ضوء.
*ب. تحليل واقع المنظمة الحالي أو واقع المهمة المناطة بالفريق واعتبار ذلك المنطلق الصحيح للتطوير في المستقبل.
*ج. وضع أهداف إستراتيجية مجزأة إلى أهداف فرعية.
*د. وضع خطة تنفيذية وهي الجزء العملي لنقل الخطة الإستراتيجية من نصوص إلى واقع عملي.
*ه. متابعة وتقييم خطوات تنفيذ الإستراتيجية والوقوف على تقدم العمل فيها وتصحيح الانحرافات الحاصلة ومعرفة مستوى الأداء المتحقق. (الكرخي، 2009م).
3. التنظيم: ينبغي على رئيس الفريق أن يكون منظمًا بشكل جيد وأن يكون قادرًا على مساعدة الفريق بتنظيم نفسه لإنجاز الأهداف المطلوبة من الفريق، ولا شك أنه بعد وضع خطة الفريق لا بد من عملية تنظيم للموارد والإمكانات البشرية والمادية والفنية والتنسيق بينها.
4. التحفيز: يندفع الناس للعمل لأسباب متنوعة، فما هو مهم لأحد الأشخاص قد يكون ذو أهمية قليلة لشخص آخر. والحافز هو أمر شخصي ويجب على القادة أن يتعرفوا على الدوافع أو الحوافز التي تحرك الموظفين، فبعض الأشخاص يعملون من أجل الحاجات التي تساعدهم على البقاء بينما البعض الآخر يعملون من أجل الأمان. والبعض يعمل من أجل الاكتفاء الذاتي أو لأجل شيء أكثر عمقًا. ينبغي على القائد أن يكون حساسًا ليلاحظ حاجات العاملين معه، وليصمم الطرق التي توافق الأعضاء وهم يسعون لتحقيق أهداف المؤسسة. ومن المؤكد أن أعضاء الفريق يحتاجون إلى المال مقابل العمل الذي يؤدونه ومن الواضح أن النقود هي المكافأة. ولكن التحفيز والتشجيع الحقيقي يتخطى النقود، فأنت لا تستطيع أن تجعل معظم الناس يؤدون أعمالهم لمجرد الدفع لهم. مع العلم أن المقابل النقدي مهم من الناحية النفسية، ولكن الدوافع غير المادية تزيد من إنتاج الفريق وإن كانت ستكلف مجهودًا إضافيًا.
5. التوحيد: عندما تبني فريقًا فإنك في جميع الأحوال إنما تجمع مجموعة من الأفراد، يمثلون تجارب متنوعة ومهارات وأنماط سلوكية وخلفيات اجتماعية مختلفة، ومهمتك الأساسية بصفتك قائدًا للفريق أن توحد بين هؤلاء الأفراد المختلفين وتوجد تفاعلهم وتديره باتجاه تحقيق أهداف الفريق وبالتالي أهداف المنظمة. ولكي تقوم بعملية التوحيد عليك بأخذ العوامل التالية بالاعتبار:
*أ. تحديد وتعريف الاحتياجات السيكولوجية والعاطفية لأعضاء الفريق:
1) الحاجة إلى المساهمة في المشروع.
2) الحاجة إلى الشعور بالكفاءة.
3) الحاجة إلى تحقيق النتائج.
4) الحاجة إلى الاعتراف بجهودهم ومكافأتهم على ما يبذلونه من جهد.
*ب. وضع معايير وقواعد ثابتة مشتركة لتقييم أداء الفريق:
1) تحديد آخر موعد للإنجاز.
2) اختيار أهداف يمكن قياسها.
3) تحديد التوقعات الواضحة المنتظرة.
6. الرقابة: حالما يبدأ الفريق بتنفيذ مشروعه تكون هناك حاجة إلى نظام مراقبة وذلك للتأكد من تقدمه وفقًا للخطة الموضوعة وتحقيق الهدف النهائي وعملية المراقبة ينبغي أن تنشأ من خلال عملية التخطيط، وأن تكون بسيطة قدر الإمكان. وبوجود نظام المراقبة يستطيع القائد والفريق أن يقارنا ما يحدث وبين ما هو متوقع واعتمادًا على النتائج الحاصلة، قد يكون من الضروري مراجعة الهدف، أو تعديل الخطة، أو الأخذ ببعض المحركات أو المحفزات الإضافية.
7. التدريب: إن تدريب الفريق على مهارات أو معارف أو سلوكيات لازمة لأداء مهمة أو مجموعة مهام محددة من المستلزمات الهامة في بناء الفرق، وكلما كان رئيس الفريق ذو قابلية وفاعلية عالية في التدريب كلما كان عنصرًا مؤثرًا في كفاءة الفريق ونجاحه.
وقائد الفريق الناجح هو الذي يتبع الاعتبارات التالية مع فريقه:
*أ. مراجعة أداء الأعضاء بشكل دوري ومتواصل وعلى أساسه يجدد التدريب.
*ب. إقناع الأعضاء بأهمية التدريب لتنمية قدراتهم وإنجاز أهدافهم.
*ج. مساعدة الأعضاء بوضع خطط
*د. عمل لتسهيل وتطبيق ما تم تدريبهم عليه
*ه. تقييم البرامج التدريبية مع الأعضاء ومدى ملاءمتها لأعضاء آخرين.
*و. استحداث أعمال أو مهام جديدة لتمكين الأعضاء المتدربين على مهارات جديدة.
*ز. الثناء والمديح للأعضاء الذين يمارسون المهارات التي تدربوا عليها.
*ح. أن يحقق التدريب فريدًا من ارتباط الأعضاء بأهداف فريقهم ومؤسستهم.