كيفيه اداره حسابات شركتك

[سعاد مصطفي]

ماهى كيفية إدارة الحسابات للشركات الكبيرة والصغيرة وإنشاء نظام محاسبي متكامل ولو انت مدير مالى كبير لشركة تعمل بدون حسابات او برنامج محاسبي وعمل دورة محاسبية
النهارده هانجاوب على سؤال مهم جدا لكثير من المحاسبين ما هى خطوات ماهى خطوات انشاء نظام محاسبي ؟
او ازاى ابنى نظام محاسبي بشكل سليم؟
لو تمتلك شركه مكنش فيها نظام حسابات أزاى أبدأ وأرتب أمورى.
خلونا الاول قبل مانشرح ايه هى خطوات انشاء نظام محاسبي بشكل كامل نفرق مابين نوعين من الشركات من حيث حجمهم وهيكل الاداره الماليه داخليا وايه خطوات انشاء نظام محاسبي لكل نوع من الانواع دى

النهارده هانجاوب على سؤال مهم جدا لكثير من المحاسبين ما هى خطوات ماهى خطوات انشاء نظام محاسبي ؟
او ازاى ابنى نظام محاسبي بشكل سليم؟
لو تمتلك شركه مكنش فيها نظام حسابات أزاى أبدأ وأرتب أمورى.
خلونا الاول قبل مانشرح ايه هى خطوات انشاء نظام محاسبي بشكل كامل نفرق مابين نوعين من الشركات من حيث حجمهم وهيكل الاداره الماليه داخليا وايه خطوات انشاء نظام محاسبي لكل نوع من الانواع دى
النوع الأول: كيفية ادارة الحسابات فى الشركات الصغيرة

ودى الشركات الصغيره اللى مابتحتاجش محاسبين كتير زى المشروعات التجاريه الصغيره واللى قوامها مبنى على اساس النشاط المخزنيى، والعملا والموردين وفى الغالب لا تحتاج غير محاسب واحد وكل شغلك كمحاسب هايكون مبنى على اساس انك تظبط فواتير البيع والشراء وجرد المخازن والاصناف وملاك المنشات دى مابيكونش عندهم ثقافة انك تستخرج القوائم ماليه وميزانية وقائمة الدخل وقائمة التدفقات النقدية وغيرها، واللى بيتولى الموضوع ده هو المحاسب القانونى بهدف انه يظبط حسابات الضرايب.وخطوان انشاء نظام محاسبي للنوع ده من الشركات مابتكونش صعبه او معقده زى الشركات الكبيره .
النوع الثاني: كيفية ادارة الحسابات فى الشركات الكبيرة

ودى الشركات اللى بيكون عندها هيكل كامل للاداره الماليه من مدير مالى ورئيس حسابات وتيم المحاسبين أو على الاقل بيكون عندها اكتر من محاسب متخصص فى جزئيه معينه، ودا نوع الشركات اللى بيكون شغله دقيق جدا وكل حركه محسوبه وليها نتايجها وبالتاكيد بيكون الاهتمام الاكبر منصب على اعداد القوائم الماليه الفتريه للشركات بتاعتهم ومراجع الحسابات بعد كدا بيعتمدها، وخطوات انشاء نظام محاسبي للنوع ده مابتكونش معقده زى النوع الاول.
ازاى هأسس نظام محاسبى لكيان لسه بيبدأ او موجود بدون نظام برامج الحسابات

ماهى خطوات انشاء نظام محاسبي لشركه فيها برامج حسابات لم يتم العمل به، مهما كان حجم وطبيعة النشاط سواء كان تجارى او صناعى او خدمى وسواء كانت شركه كبيره او صغيره فالبرنامج المحاسبي بيدور على اربع محاور رئيسيه وهما حسابات الاصول والخصوم "وبنسميهم حسابات الميزانيه balance sheet accounts" والمصروفات والايرادات "وبنسميهم حسابات النتيجه او "حسابات قائمة الدخل income statement accounts"، ولو الشركه كانت قائمه بالفعل فالمرحله الاصعب هى انى اقدر اتوصل لارصده الاربع حسابات الرئيسيه دول ومن هنا اقدر اعمل ميزان مراجعه افتتاحى اشتغل عليه بعد كدا.
اول خطوه من خطوات انشاء نظام محاسبي هى جرد عناصر المركز المالى:

حسابات الأصول الثابتة

هانقسمهم لحسابات اصول غير متداوله "ثابته" واصول متداوله وبالنسبه للاصول الثابته فادول هاتوصل لارصدتهم من خلال اعادة تقييمهم اولوعندى معومه دقيقه وموثقه بتكلفتهم التاريخيه بسجلهم بيها اما بالنسبه لحسابات الاصول المتداوله فالانواع الرئيسيه هانتعامل معاها بالشكل ده.
1- ارصدة النقدية

ودى الكاش اللى معايا فى الخزينه وارصدة حساباتى فى البنوك ومن خلال الجرد الفعلى للخزينه اقدر عرف معايا كاش كام ومن خلال اخر كشف حساب للبنك بقدر اعرف رصيد البنك كام وبكد هاتوصل لارصدة النقديه ومافى حكمها.
2- حساب المخزون

ودا تانى اهم عنصر من عناصر الاصول المتداوله بعد النقديه وهانعامله معاملة النقديه من حيث اننا هانجرد جميع الاصناف الموجود عندى ونقيمهم بالتكلفه او صافى القيمه البيعيه ونسجله عندنا بالقيمه الاقل.
3- حساب العملاء

ودول هانتوصل لحسابهم عميل عميل من خلال الاتصالا بالعملاء وطلب كشف حساب للشركه بتاعتنا والرصيد النهائي.
4- الارصده المدين

زى السلف والمديونيات الاخرى.
حسابات الخصوم وحقوق الملكية

وزى ماقسمنا حسابات الاصول هانبدا نقسمم حسابات الخصوم ل3 انواع وهما الالتزامات قصيرة الاجل "المتداوله" والالتزامات طويلة الاجل "غير المتداوله" وحقوق الملكيه والانواع الرئيسيه دى هانتعامل معاها بالشكل ده:
1- الالتزامات المتداوله

ودى حسابات الموردين والدائنين ولو فى اوراق دفع وخلافه ودى فى الغالب هايكون من السهل انى اتوصل لارصدتهم الفعليه من خلال التواصل مع الجهات الدائنه دى وطلب كشف حساب فعلى نقدر من خلاله بسهوله نعرف رصيدهم كام ومين ليه عندنا فلوس
2- الالتزامات الغير المتداوله

وفى الغالب هاتكون ممثله فى القروض البنكيه اللى هاتسدد على فترات اكبر من سنه ودى ممكنتعرف ارصدتها من خلال ادارة وملاك الشركه وفعليا لازم تتكلم مع البنوك دى وتشوف الموقف ايه بعد ماتاخد تفويض من الشركه بتاعتك.
3- حقوق الملكيه

ممثله فى رأس المال وهايكون الفرق مابين الاصول والخصوم اللى انت جردتهم الفتره اللى فاتت ولو لقيت الرقم مش منطقى ارمى فى الحسابات العامة الجاريه للشركاء
حساب الايرادات والمصروفات

الخطوه الثانيه من خطوات انشاء نظام محاسبي هى جرد عناصر قائمة الدخل

وهنا هاتبدأ تحصل على تقارير من الاداره والملاك بحجم المصروفات اللى تمت خلال الفتره السابقه كانت اد ايه ولفين وتبدأ ترصدهم مع مراعاة التوصل للمستندات قدر الامكان، وبالنسبه لايرادات فممكن توصبل لارصدة الايراد خلال الفنره السابقه من خلال فحص فواتير البيع كلها بشكل كامل.
وبكدا نكون عرفنا بشكل كامل ايه هى مراحل او خطوات انشاء نظام محاسبي فى اى منشأه ايا كان طبيعة نشاطها
فى المقال الجاى هانتناقش فى خطوات انشاء نظام محاسبي تكاليفى بمعنى ايه هى خطوات انشاء نظام محاسبي لمصنع وايه هى خطوات انشاء نظام تكاليفى وكيفية الربط مابين النظامين من خلال القيود المحاسبية.

المصدر