إنهاء الأعمال بأسرع وقت

[د. وديع إلياس]

طرق إنهاء الأعمال بأسرع وقت ممكن

كم مرة شعرتفيها انك قضيت وقت أكثر من اللازم في انجاز مهمة ما ؟ تقرأ كتاب معين ثم تدرك انكتصرف وقت في قراءته أكثر من الفائدة التي يمكن أن تعود عليك منه, تنجز مشروع ثمتدرك انه كان من الممكن انجازه في وقت اقصر.

لماذا تحدث مثل هذه الأمور؟ قديكون السبب عامل خارجي, لكني أتحدث عن الأوضاع العادية, لماذا نهدر وقتنا في أمورغير ضرورية, نقضي وقتنا في أمور لا تساهم في الوصول إلى النتيجة النهائية وبالتالينصرف وقت أكثر مما يلزم لإنهاء عمل ما.
ما هو الحل ؟ لا تقم بأكثر مما هوضروري.

من السهل جدا إن تقولها لكنها صعبة التطبيق, مع ذلك هذه بعض الملاحظات كيتعينك:

حدد هدفك بوضوح




من أهم الأسباب التي تؤدي إلى ضياع الوقت الذينصرفه في أداء مهمة ما, هو أننا لا نعرف ما الذي نريد الوصول إليه بالضبط, إذا لمتكن تعرف ما الذي تريد القيام به فكيف ستعرف إذا ما كان ما تقوم به ضروري لانجازمهمتك أم لا ؟ كنتيجة لذلك سنقوم بأمور يتضح فيما بعد أنها كانت غير ضرورية لانجازالعمل, لذا أول خطوة حدد نتيجة مهمتك بوضوح وقم بتحديد ما هو ضروري لانجازها.

2- اكتب النتيجة المتوقعة (الهدف) في مكان بارز يمكنك أن تراه دائما
وتذكر هذاالهدف كلما بدأت العمل على انجاز مهمة صغيرة, هل هي ضرورية لانجاز العمل؟ هل تساهمفي الوصول إلى النتيجة النهائية؟

حدد لنفسك خط نهاية

حدد وقت لانجازعملك, هذا سوف يساعدك على القيام بعملك أسرع , وحين تحدد خط النهاية هذا (الوقتالمتوقع لإنهاء العمل) سوف تضطر إلى تصنيف المهام الثانوية حسب أهميتها, قم بانجازأكثر المهام أهمية أولا( هذه الطريقة تسمى الهرم المقلوب) وهكذا حين انتهاء الوقتتكون قد قدمت عملك بأحسن صورة ممكنة.

توقف حين تصل إلى الهدف

إذا وصلت إلىنتيجتك المتوقعة (الهدف) توقف حتى لو قمت بانجازه قبل الوقت المتوقع, لأنك سوفتحاول أن تزين عملك بأمور غير ضرورية مما يسبب:
* دخولك في متاهة إعادة العمل منأوله.
* تضييع الوقت في أمور غير ضرورية في حين انك تستطيع ان تقوم بانجاز مهامأخرى أكثر أهمية لعمل أخر.

م عبد الغني قاطوع