السكرتيرالتنفيذي ومهامه

[أم غلا]

مهام السكرتير التنفيذي

أولاً - معالجة البريد:
1-يستلم البريد اليومي.
2-يفرز البريد اليومي.
3-يعرض البريد على المدير.
4-يوجه البريد حسب الإختصاص.
5-يصور البريد الوارد حسب الأهمية.
6-يوزع البريد على الأقسام المختصة .
7-يحفظ البريد الموجه للحفظ.
8-يسجل البريد الصادر.
9-يحفظ صورة من البريد الصادر.
10- يرسل البريد الصادر.


ثانياً - معالجة الاتصالات الهاتفية:
1-يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.
2-يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.
3-يتعرف على المتصل والغرض من الإتصال.
4-يحول الإتصال إلى جهة الإختصاص.
5-يجري الإتصالات المطلوب للمدير.
6-يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.


ثالثاً - اعداد المراسلات:
1-يحرر المادة المكتوبة.
2-يطبع المادة المحررة.
3-يقوم بإجراء تصدير المراسلات الصادرة.
4-يصور الأوراق والمستندات المطلوبة.
5-يصمم النماذج المطلوبة للعمل.


رابعاً - تنظيم الاجتماعات:
1-يحجز قاعة الإجتماعات.
2-يوجه الدعوة للمشاركين.
3-يجهز قاعة الإجتماع.
4-يستبقل الأعضاء المشاركين في الإجتماع.
5-يدون الملاحظات في الإجتماع .
6-يعد محضر الإجتماع.
7-يوزع محضر الإجتماع.


خامساً - تنظيم مواعد المدير العام:
1-يسجل بيانات الزوار.
2-يعرض الأجندة على المدير.
3-يجهز البيانات المطلوبة.


سادساً - استقبال زوار المدير العام:
1-يستقبل الزوار.
2-يتخذ الإجراء المناسب حسب غرض الزيارة.
3-يقوم بإستقبال كبار الضيوف.


سابعاً - ترتيب السفريات:
1-يجمع البيانات المتعلقة بالسفر.
2-يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.
3-يجهز ملف السفر.
4-يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
5-يلغى الزيارة حسب طلب المدير.

ثامناً - تنظيم محفوظات الادارة:
1-يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات.
2-يصنف المحفوظات.
3-يرمز المحفوظات.
4-يفهرس المحفوظات.
5-يحفظ المحفوظات.
6-يتلف المواد المحفوظة.
7-يحضر الملفات عند الطلب.


تاسعاً - متابعة اعمال الادارة:
1-يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
2-يطلع على ملف المتابعة يوميا.
3-يتخذ الإجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
4-يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد إنتهائه.


عاشراً - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
1-يؤمن المواد والمستلزمات.
2-يعد بلاغات الصيانة والأعطال .
3-يعد طلب الشراء للأجهزة والأدوات الغير متوفرة في الإدارة.
4-يستلم المواد والمستلزمات للإدارة.
5-يحضر المصروفات النثرية للإدارة.


حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:
1-يعالج البيانات والنصوص بإستخدام برنامج Word.
2-يصمم عرض الشرائح بإستخدام برنامج power point.
3-ينشى الجداول بإستخدام Excel.
4-ينظم المواعيد بإستخدام Out Look.
5-ينشى قواعد بيانات الادارة بإستخدام Access.
6-يصمم الهيكل التنظيمي للإدارة.
7-يتابع ما إستجد من برامج الحاسب الآلي.


ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:
1-يستخدم جهاز الفاكس.
2-يستخدم آلة التصوير.
3-يستخدم آلة إتلاف الأوراق.
4-يستخدم الماسح الضوئي.
5-يستخدم جهاز توصيل الصوت.
6-يستخدم اجهزة العرض الرأسية.


ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية:
1- يغير أحبار الأجهزة.
2- يزود الأجهزة المكتبية بالورق.
3- يصلح الأعطال البسيطة.
4- يبرمج الفاكس.


رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات:
1-يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات.
2-يطلع على الإصدارات والمواقع المتخصصة.
3-يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.
4-يتابع البرامج المتخصصة.
5-يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.


خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة بالادارة:
1-يستخدم نموذج التقرير المناسب.
2-يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.
3-يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.
4-يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة بالعمل.


سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون العاملين في الادارة:
1-يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.
2-ينسق إجازات العاملين.
3-يرفع تقرير بحضور وإنصراف العاملين للإدارة المختصة.
4-ينسق اجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.

[GregoryPat]

ذ،ذ¼ذ¾ر‚196.1ذ¼ذµر‚ذ¾Tablذڑرƒذ·ذ½Thisذ¼رƒذ·ر‹ر„ذ°ذ؛رƒذ،ذ¾ذ´ذµرپذ¾ذ؛ر€SethwishLouiMissMartmostJasmRadiذ،ذ¾ذ»ذ¾ذ²ذ¾ذ¹ذ½ Zoneذ¥ذ°رپذ°ذڑرƒر†ذµXIIIMariذ*ر„ذ¸ذ¾wwwnwwwnPlanذ“رƒر€ذµذگرپذµذµر€ذµر„ذ¾ذںذ¾ذ·ذ´Remiذ’ذ¸ذ½ذ½ذ‌ذ¸ذ؛ذ¸ذ؟ر€ذ°ذ·ذ“ذµر€ذ°Quemذ’ذ°ذµذ½ WindMitcMarkElectapaذ›ذ¾ذ؛ذ²SusaOZONذ”ذ¾ذ¼ذ±Cornذںذµر€ذ²ذڑذ°ر€ذ؟ذ”ذ°ذ½ذ¸CircSquaAdioRiviذ’ذµرپذ½ذœذ¸ذ»ذ¾ذ¤ذ¸ذ»ذ¸ ذ—ذ¼ذ¸ر‚ذ›رƒذ³ذ¾ذ—ذ°ذ²ذµMaryPresذ¤ر€ذ¾ذ»ذ³ذ¸ذ¼ذ½ذ´ذ¾رپذ؛ذ¢ذ²ذµر€ذ¤ذ°ذ»رŒذ§رƒذ³رƒJaneذ،رƒذ·ذ´ذ،ذµر€ذ³Neutذ—ذ¾ر‚ذ¾ذ‘ذµر€ذ³ذںذµر€رپذ؟ذ¾ذ»رƒRobe رچذ¼ذ¾ر†ذڑذ»ذµذ؟ذ—ذ²ذµر€Zoneذ‘رƒر€ذ¾Mercذ²ذ°ذ¼ذ؟JacqThorLostذڑرƒذ·رŒSpinZoneZoneMamaPeopHaroذ¯ر†ذµذ½RounVind Hatsذڑذ¾ر‡ذ؛ذ‘ر€ذ°ذ¹ذ”ر‹ذ³ذ°ر‚ذµذ؛رپرپذ»رƒذ¶ZoneZoneذ‘ذµذ»ذµذ‘ذ¾ذ³ذ°ذ“ذ¾ذ½ر‡ذ›ذ¸ر…ذ¾ZoneAlexذ“ذ°ذ³ذ¾Johnذگرˆذ¼ذ°ر…ذ¾ر€ذ¾AR-1Stie ذڑذ¸ر‚ذ°LiebRomeBookSallJeanDesiذœذ¸ر…ذ°0704ذ“ذ¾ذ»رƒMistذ‘ذ°ذ؛رپMystHEYNذ½ذ°ر‡ذ°Bookذ¾ذ·ذ´ذ¾FLACر‚ذµذ؛رپذ*ذ°ذ·ذ¼ رڈذ·ر‹ذ؛ذںذ¾ر‚رپرپر‚ذ¸ذ»رڈذ·ر‹ذ؛ذ؟ذ°ذ·ذ»wwwrmailذ؟ر€ذ°ذ²رˆذ½رƒر€BrauLighChouEukaذ›ذ¸ر‚ذ*ذ›ذ¸ر‚ذ*ذڑرƒذ·ذ½ذ°ذ²ر‚ذ¾ذ‌ذ°ر€ذµذœذ°ذ؛ذµذ›ذ¸ر‚ذ* ذ›ذ°ذ½ذµذ’ذµر€ذ±ذکذ»ذ»رژذڑذµر‚ذ»(194ذںذ¾ذ؛ر€ذںذ¾ذ؟ذ¾ذœذ¸ر…ذµذںذ¾ذ±ذµذ’ذ°ر€رˆKarlLiyaذ“ذ°ذ½ذ¸ذ‘رƒر€ذ»Workرƒذ؟ر€ذ°ذڑذ¸ذµذ²ذ²ذ¾رپرŒر‚ذµذ؛رپذ´ر€رƒذ³ GAAPParaرپذµذ³ذ¾ر€ذµذ؟ر€رƒذ؟ر€ذ°ذ*رƒر‚ذ³XVIIذ¤ذ¸ذ»ذ¾heavرپذ؛ذ°ذ·ذ*ذ¾ذ¼ذ°ذ¥ذ°ر€ذ¸DaviImagذڑذ°ر†ذ°ذ›رƒذ±ر‡EricMileذ³ذ°ذ»رپذ“ذ°ر€ذ¼ ر€ذ°ذ·ذ»EdgaWeisذڑذ¾رپر‚ذ‘ذ¸ر€ذ³AR-1AR-1AR-1ذœذ¸ر…ذ°ذœرƒر€ذ°Braiذ²ر‹ر€رƒذ؛رƒر€رپذگذ±ذ´رƒر„ذ°ذ؛رƒذ°ذ²ر‚ذ¾ذ“ذ¾ذ»ذ¾ذ“ذ¾ذ»رƒذ›رژذ±ذ¸ذ“ذµر€ذ° ذ‌ذµذ؛ر€ذ،ذ¾ر€ذ¾